Kommunikointia, muistiinpanoja ja palavereja – niistä on projektipäällikön työpäivät tehty
Susanna Perta
•
9
Projektipäällikön työnkuva digitoimistossa on monipuolinen. Hän palvelee asiakasta ja kehitystiimiä huolehtien molempien tarpeista, ja johtaa projekteja vastuullaan aikataulut sekä budjetti.
Olen aloittanut Karhulla projektipäällikkönä elokuussa 2022, ja tässä blogissa kerron yhdestä työpäivästäni sekä vastaan Facebookissa saamiini kysymyksiin.
Mitä digitoimistossa tehdään ja ketkä ovat sen asiakkaita?
Me Karhu Helsingissä suunnittelemme, rakennamme ja kehitämme verkkosivustoja ja -palveluita. Tyypillisessä projektissa vastuullamme on konseptisuunnittelu, visuaalinen ilme, käyttäjäkokemus sekä tekniikka.
8.00
Aloitan työt yleensä viimeistään kahdeksalta, etätöissä usein jo aikaisemmin. Aamun hiljaisuudessa on mukavan rauhallista juoda kahvia ja käynnistää päivän työt. Etänäkin hiljaisuuden aistii linjoilla. Ensimmäisenä käyn läpi sähköpostit ja muut viestit, ja seulon niistä kiireellisimmät, jotka pyrin hoitamaan heti.
Aamuisin hoidan kaikki laskutusasiat, uusiin projekteihin tai asiakkaisiin perehtymisen, ja kaiken, mikä vaatii enemmän keskittymistä, ajattelua ja järjestelyä. Uutena projektipäällikkönä perehtymistä riittää, mutta on myös hyvin antoisaa tutustua vanhoihinkin asiakkaisiin ja heidän sivustoihinsa paremmin. Nyt olin varannut pari tuntia käynnissä olevan projektin asioihin, minkä jälkeen pidimme kehittäjien kanssa viikoittaisen palaverin projektin etenemisestä.
Kuinka monta Post It -lappua sulla kuluu per projekti?
Aika paljon tulee pyöriteltyä digitaalisia lappuja nykyään, mutta kyllä isommat kokonaisuudet yhä hahmottuvat parhaiten perinteisin keinoin. Eli sanoisin pieni paketillinen per projekti.
Iso osa projektipäällikön työstä on kommunikointia – sekä asiakkaan kanssa että meillä sisäisesti. Proikkari toimii linkkinä asiakkaan ja Karhun asiantuntijoiden välillä, ja huolehtii muun muassa siitä, että kaikki ymmärtävät toisiaan ja projekti pysyy aikataulussa. Meillä projektipäälliköt johtavat projektitiimin työtä, kun taas varsinaisesta ihmisten johtamisesta huolehtii kehitystiimien esihenkilö Camilla. Camilla on kirjoittanut työstään blogiin aiemmin, voit lukea jutun täältä.
Ennen lounasta ehdin vielä tutustua toisen asiakkaan kehitystoiveisiin ja järjestämään palaverin tarkempaa suunnittelua varten.
11.00
Karhulla lounasaika on tärkeä asia, ja toimistolla klo 11 alkaakin aulasta kuulua iloinen puheensorina, kun ihmiset kokoontuvat miettimään, minne kukakin haluaisi syömään. Uutena karhuna tämä on ollut tosi tärkeä ja mukava, yhteenkuuluvuutta lisäävä juttu. Toimistolla on myös hyvin varusteltu keittiö, ja monet syövätkin omia eväitä tai kokkailevat pikaisen lounaan paikan päällä. Etätöissä oma helmasyntini on muistaa lounas vasta iltapäivästä, nyt onkin kello soimassa lounasajan merkiksi. Käyn lounaan yhteydessä lyhyellä kävelyllä varastoimassa auringonsäteitä.
Lähes poikkeuksetta päivän aikana on useita palavereita, joko asiakkaiden kanssa tai sisäisesti. Meillä palaverit ovat yleensä aika ytimekkäitä, ja pyrimme olemaan tuhlaamatta ihmisten aikaa. Palavereiden suunnitteluun ja muistioiden kirjoittamiseen saa myös kulumaan aikaa, mutta toisaalta, kun tämän hoitaa hyvin, se säästää aikaa tulevaisuudessa.
Hoidatko aina yhtä projektia kerrallaan vai useita rinnakkain?
Useita rinnakkain. Yleensä samanaikaisesti on 1–2 isompaa projektia ja useita pienempiä. Isoissa projekteissa sivusto yleensä suunnitellaan ja/tai rakennetaan alusta alkaen, pieni projekti voi olla esimerkiksi etusivu-uudistus tai analytiikan käyttöönotto.
Sivuston valmistuttua projektipäällikkö toimii Huolenpidon tukena ja koordinoi kaikki enemmän aikaa tai tekijöitä vaativat työt. Iso osa työstämme onkin yhteydenpitoa ja monenlaisten kehitystöiden suunnittelua yhteistyössä asiakkaan kanssa.
14.00
Toimistolla kokoonnutaan päiväkahveille, ja aika usein myös etänä olevat treffaavat Teamsissa. Ihmiset ja tauot (sekä toimistokoirat!) ovat ehdottomasti suurin syy, miksi tykkään käydä toimistolla. Töiden kannalta taas etätyö on omalla kohdallani paljon tehokkaampaa ja sujuvampaa. Tässä kirjoituksessa esittelemme karhujen etätyöpisteitä.
Seuraavana päivänä minulla on palaveri, mikä vaatii enemmän valmistautumista. Perehdyn asiaan tarkemmin ja teen lyhyen esityksen tapaamiseen.
Mikä on sulle parhaiten toimiva ajanhallinta/to do -sovellus?
Outlookin kalenterissa hallinnoin palaverit ja muut tapaamiset. Kaikki muu ihan fyysisessä muistikirjassa, pitkälti bullet journal -metodia mukaillen.
Luen sähköpostit ja hoidan kaikki nopeat asiat samantien. Suunnittelen seuraavaa päivää vähintään sen verran, että tiedän, mistä aamulla aloitan ja mitkä ovat päivän tärkeimmät tehtävät. Perjantaisin teen suuntaviivat koko seuraavalle viikolle. Kuten varmasti arvasitkin, aika usein tällainen suunnitelmallisuus meinaa jäädä tosielämän kiemuroihin.
16.00
Neljän maissa lopetan työt ja häivytän ne ajatuksista lenkillä, lapsen kanssa ulkoillessa tai kirjan parissa. Haastava ja paikoin hektinenkin työ vaatii vastapainokseen jotain, millä oikeasti saa eroteltua työpäivän vapaa-ajasta, ja se on vielä tärkeämpää, kun toimisto on kotona.
Tällainen oli tämä päiväni projektipäällikkönä Karhulla, huominen on todennäköisesti ihan toisenlainen – ja se onkin yksi tämän työn hyviä puolia.
Lopuksi kysymys, joka sai hymyn huulille.
Onko asiakkaita vaikea kestää?
Lyhyesti ja rehellisesti – ei. Asiakkaat ovat tässä työssä parasta. Jokaisella on omat tarpeet ja toiveet, erilaisia tavoitteita ja monenlaisia toimintatapoja. Puhutaan, että myydään yritykseltä yrityksille, mutta kyllä niissä yrityksissä töitä tekee ihmiset.
