Si­säl­lön­syöt­tö verk­ko­si­vus­tol­le – vinkit on­nis­tu­nee­seen prosessiin

Mitä tarkoittaa sisällönsyöttö

Sisällönsyötöllä tarkoitetaan nimensä mukaisesti verkkosivuston sisällön syöttämistä paikalleen. Jokainen verkkosivuston päivittäjä on siis tehnyt sisällönsyöttöä pienemmässä tai suuremmassa mittakaavassa, tuli sitten lisättyä sivustolle esimerkiksi uusia artikkeleja taikka organisaatiota esittelevä monen sivun kokonaisuus.

Sisällönsyöttö on siis oikeastaan uuden sisällön päivittämistä sivustolle. Sisällönsyöttö-termin käyttäminen on olennaisempaa, kun puhutaan suuremmista kokonaisuuksista ja projekteista, kuten jonkin sivuston laajemman osion sisällön uudistamisesta tai luomisesta taikka kokonaan uuden verkkosivuston rakentamisesta.

Sisällönsyötön aika on siinä kohdin, kun sivusto on rakentunut siihen pisteeseen asti, että sisällön päivitystyökalut ovat saatavilla ja syötettävä sisältö on huolellisesti suunniteltu ja tuotettu.

Sisällönsyöttöprosessi säilyy sitä selkeämpänä mitä valmiimpaa syötettävä materiaali on ja miten sen esittämiseen on panostettu. Kuten sivustolle tuleva sisältö on suunniteltava ja toteutettava huolella, yhtä lailla sen paikalleen syöttämiseen on varattava sen ansaitsema aika.

Miten sisällönsyöttöprojekti pysyy hallinnassa

Ja nyt niihin vinkkeihin! Olemme kokemuksemme perusteella keränneet tähän asioita, joiden huomioiminen ja miettiminen edesauttaa sulavaa sisällönsyöttöprosessia.

Mitä tulee ottaa huomioon ennen sisällönsyötön aloittamista

Kuka tekee ja millä aikataululla

Yhden henkilön syöttäessä sisältöä kokonaistilanne pysynee parhaiten hahmotettavissa ja jälki on yhteneväistä, mutta sisällönsyöttöä on usein suuremmissa projekteissa tarpeen jakaa useammalle henkilölle, etenkin aikataulun ollessa tiukka.

Teki sisällönsyöttöä yksi tai useampi, on tärkeää tunnistaa projektin vastuuhenkilö, joka varmistaa työn tulevan tehdyksi ja ottaa kantaa mahdollisissa pulmatilanteissa. Aikataulun on myös oltava kaikille osallisille selkeä. On merkittävää varata tarpeeksi aikaa syötettyjen sivujen tarkistus- ja kommenttikierroksille sekä viilaamiselle – tämän merkitys korostuu, mikäli sisällönsyötössä on mukana eri sidosryhmiä, olivat ne sitten oman yrityksen sisältä tai digitoimistoja. Kiireessä ei pystytä tekemään hyvää lopputulosta.

Luo selkeä lista syötettävistä sivuista ja niiden sijainnista sivustolla

Jos syötettävää sisältöä on enemmän tai kokonaisuus on muuten haastava hahmottaa, suosittelemme tekemään taulukon, jossa on selkeästi ilmaistu syötettävät sivut ja niiden sijainnit sivustolla. Pyörää ei tarvitse keksiä uudestaan, sillä tällaisen taulukon runkona ja ohjaavana kätenä toimii etenkin suuremmissa projekteissa jo aiemmin luotu sisältömatriisi, joka on excel-muotoinen taulukko sivuston kaikesta sisällöstä – se näyttää sivuston rakenteen lähtien päävalikkolinkkien tasolta alemmille sivuille. Sisältömatriisin avulla on helppo hahmottaa syötettävien sivujen määrä ja arvioida vaadittava aika sen tekemiselle. Meillä Karhu Helsingissä se on usein jo valmiiksi taulukkomuodossa koko projektitiimin kesken jaettava excel-tiedosto, joka on kätevä kopioida sisällönsyöttö-excelin pohjaksi.

Sisällönsyöttö-excelissä on oleellisinta esittää sivuston rakenne loogisesti, jotta syöttäjä hoksaa heti, minne sisältö on tarkoitus lisätä. Taulukossa on hyvä olla omat sarakkeet sivun syöttöstatukselle ja kommenteille. Lisäksi työtä helpottaa tieto käytettävästä sivupohjasta, kuka syöttää sivun ja missä syötettävä sisältö (tekstit, kuvat) sijaitsee. Tämän kaltainen taulukko auttaa muutenkin kaikkia pysymään kartalla prosessin etenemisestä.

Anna sisällönsyöttäjälle yksiselitteiset ohjeet ja toiveet

Ohjeista sisällönsyöttäjää siitä, miten toivot sisällön lisättävän sivustolle. Priorisoidaanko joitain sivuja? Mikä on aikataulu? Mihin sivun muokkausnäkymän kenttään syötetään mikäkin osa tekstiä, miten mahdollisia sisältömoduuleja käytetään? Saako sisällönsyöttäjä tehdä omia ratkaisuja vai varmistaako hän aina, miten edetään? Vai onko hänellä aivan vapaat kädet? Kattavien ohjeiden antaminen vaatii sitä, että sisällönsyöttämisen tilaaja on itse tutustunut sivuston mahdollisuuksiin kuten käytössä oleviin sivupohjiin ja niiden ominaisuuksiin sekä erityisesti pakolliseksi merkittyihin tekstikenttiin ja kuvapaikkoihin.

On lisäksi hyvä muistaa, että jos sisällönsyöttö tilataan ulkopuolelta, ei syöttäjällä välttämättä ole alan tuntemusta samalla tavalla ja monet asiat jäävät helpommin epäselviksi ja kaukaisiksi. Koita siis käyttää ymmärrettäviä termejä.

Mitä pidemmälle tämä on ajateltu ja mitä vähemmän sisällönsyöttäjän tarvitsee jäädä arvuuttelemaan, sitä tehokkaammin homma hoituu. Ohjeita voi antaa kätevästi syötettävän materiaalin yhteydessä merkitsemällä selkeästi otsikot, ingressin, linkitettävät sivut, lihavoitavat osiot jne. Jos käytössä olevassa sivupohjassa on paljon eri kenttiä tai kuvapaikkoja, auttaa kovasti, jos syötettävä sisältö on jäsennelty niin, että on selkeää mitä kenttää tai moduulia kussakin kohdassa käytetään.

Nimeä tekstilähteet ja kuvat osuvasti

Useimmiten syötettävä sisältö tuotetaan erilliseen tekstidokumenttiin (tai useampaan), josta se kopioidaan sivustolle. Näissä tapauksissa on kriittistä nimetä tiedostot tai niiden sisällä osiot osuvasti niin, että on heti selvää mitä sivua sisältö koskee. Sama pätee, jos syötettävän sisällön lähde on dokumentaatioalusta, kuten Slite. Joissain tapauksissa sisältöä kopioidaan vanhalta sivustolta uudelle, tällöin linkki lähdesivulle on oleellista olla mukana.

Kuvia nimetessä voi olla parempi ajatella saman tien SEO-ystävällisesti ja nimetä ne heti tarkoitustaan kuvaavasti, jotta sivustolle ei eksy turhaan kömpelösti nimettyjä kuvia. Syötettävän tekstin yhteyteen voi sitten lisätä tiedon käytettävästä kuvasta antaen sen tiedostonimen.

Älä laita keskeneräistä materiaalia syötettäväksi

”Jokainen puuttuva elementti ja epäselvästi ilmaistu asia hidastavat sisällönsyöttöä”, totesi kollegani osuvasti. Tarkista siis, että syötettävät materiaalit ovat viimeisteltyjä eikä niissä ole epämääräisiä tai vanhentuneita kommentteja. Varmista, että lisättävät kuvat ovat saatavilla ja mielellään jo optimoitu kuvapaikkaansa sopivaksi (kuvien syöttämisestä sivustolle on tarkemmin myöhemmin tekstissä). Syötettävän sisällön tulee olla julkaisukelpoista.

Testaa kauanko sisällönsyöttö vie aikaa ja tee sille kalenterissasi tilaa

Suosittelemme testaamaan heti alkuun, kauan yhden sivun syöttämiseen menee. Tämä antaa vihiä siitä, kauan aikaa on realistista varata. On hyvä huomioida, että homma varmasti nopenee rutiinin muodostuessa, mutta puolestaan keskeytyy ja hidastuu ennakoimattomien pohdinnan aiheiden tullessa eteen.

Jos työlistallasi on muutakin kuin sisällönsyöttöä, on realistista varata maksimissaan pari tuntia päivästäsi sisällönsyöttöön. Tämä tarkoittaa usein sitä, että esimerkiksi kokonaisissa sivustoprojekteissa tai kieliversioissa sisällönsyöttöön tulee varata useampia viikkoja. Sisällönsyöttövaiheen venähtäminen on useimmiten syy julkaisun viivästymiselle, eihän vajaata sivustoa ole järkevä julkaista.

Sisällönsyötön aikana

Hyödynnä käytössä olevia työkaluja ja tee visuaalista jälkeä

Sisällön visualisointiin vaikuttaa paljon sivuston ominaisuudet ja toteutetut työkalut, mutta yleensä tarjolla on vähintään erilaisia otsikkotyylejä ja perinteiset kursivointi, lihavointi sekä luetteloinnit. Näiden käyttäminen tasapuolisesti elävöittää ja parantaa sivun katselukokemusta.

Muista yhteneväisyys ja harmonia

Jotta sivusto pysyy harmonisena, loogisena ja yhteneväisenä, koita tehdä etenkin samantyyppisistä sivuista (esim. blogikirjoitukset, tuotesivut) visuaalisesti tarpeeksi samanlaisia. Aloita aina suurimmalla otsikkotyylillä ja siirry pienempään. Käytä tehostekeinoja, kuten lainauksia tai korostuksia, yhteneväisesti. Kuvien on hyvä olla samanhenkisiä. Mieti, miten käytät lihavointia tai kursiivia. Lisäätkö linkit tiedostoihin pelkkinä tekstilinkkeinä vai käytätkö mahdollista niille tarkoitettua työkalua?

Liitä teksti oikein

Lähestulkoon aina sisältö kopioidaan jostain eikä sitä kirjoiteta suoraan verkkosivuston sisältökenttiin. Opettele liittämään teksti putsattuna käyttämällä pikanäppäinkomentoa CTRL+SHIFT+V tai Mac-ympäristössä CMD+SHIFT+V. Putsaaminen tarkoittaa sitä, että tekstistä poistetaan liittäessä kaikki alkuperäisessä lähteessä olleet muotoilut, kuten lihavoinnit, linkit tai sitovat välilyönnit. Muotoilut luodaan vasta sivuston omilla työkaluilla. Mikäli liität tekstiä putsaamattomana, voi siitä aiheutua ylimääräistä päänvaivaa etenkin Drupalin päässä; esimerkiksi rivitys tai välit voivat temppuilla eikä sisältö tunnu tottelevan.

Mikäli tämän pikakomennon käyttämisen omaksuminen tuntuu hankalalta, voit myös pyöräyttää syötettävän tekstin jossain muotoilut riisuvassa ohjelmassa (esim. Windows Notepad) ja kopioida tekstin sieltä sivustolle.

Valmistele kuvat etukäteen

Kuvia on mietittävä jo etukäteen ennen niiden lisäämistä sivustolle. Ideaalia olisi, että syötettävät kuvat toimitettaisiin jo valmiiksi kuvapaikkaansa optimoituina. Usein sisällönsyöttäjän tehtäväksi jää kuitenkin pienimuotoinen kuvankäsittely, jotta kuva istuu paikalleen.

Rajaa kuva kyseisen kuvapaikan ohjeistuksen ja suosituksen mukaan oikeaan kuvasuhteeseen. Pienennä kuvatiedosto maltilliseen kokoon; n. 100 kilotavuun. Suosi jpg-muotoisia tiedostoja, ellei sinulla ole perusteita hyödyntää png-kuvia. Blogissamme on hiljattain kirjoitettu digikuvien optimoinnista ja kuvien koosta, mikäli haluat syventyä aiheeseen.

Muista myös nimetä kuvatiedostot järkevästi ennen sivustolle lisäämistä.

Pidä taulukkojen leveydet kurissa

Taulukot ovat näppärä väline esittää tietynlaista tietoa, kyllä. Taulukot eivät kuitenkaan istu samalla tavalla kaikille näytöille, joita on nykyään monia eri kokoja. Leveä taulukko näyttää usein hyvältä läppäriltä katsoessa, mutta puhelimella se on joko aivan liian pieni tai jää sivusta piiloon. Vältä taulukoiden käyttöä sisältökentissä turhaan ja koita pitää ne maltillisen levyisinä.

Älä laiminlyö SEO-kenttien täyttämistä

Sivustoilla on kuville ja videoille oma kenttänsä vaihtoehtoiselle tekstille (alternative text/alt text). Teksti kertoo hakukoneille, mitä kuva esittää. Kentän täyttäminen on tärkeää hakukoneoptimoinnin kannalta. Se näytetään myös kävijöille tilanteissa, joissa kuva ei ole saatavilla.

Täytä myös sivun metakuvaus (SEO/meta description) hakukoneita varten. Sen tarkoitus on houkutella kävijä klikkaamaan kyseiselle sivulle.

Näitä on hyvä miettiä jo sisällöntuotantovaiheessa, sillä etenkin ulkoistettu sisällönsyöttäjä ei välttämättä tunne aihetta ja alaa niin, että voi kirjoittaa tekstit.

Testaa linkit

Kaikki olemme varmasti ärsyyntyneet klikatessamme linkkejä, jotka eivät johda mihinkään. Etenkin tuoreen sisällön kohdalla niiden toimivuus on tärkeää. Tarkista siis luomasi sivut ja niille lisätyt linkit – toimivathan ne ja vieväthän ne oikeaan paikkaan? Samalla saat kätevästi silmäiltyä miltä lopputulos kokonaisuutena näyttää.

Mikä sitten useimmiten menee pieleen?

Karhu Huolenpidon kattavan sisällönsyöttökokemuksen perusteella yleisimmät ongelmat sisällönsyötössä ovat

• vajaat syötettäväksi toimitetut materiaalit (esim. puuttuvia kuvia ja linkkien kohdeosoitteita)
• liian suppeat ohjeet ja toiveet sisällönsyöttäjälle
• tekstin liittäminen sivustolle putsaamattomana
• liian suurten kuvatiedostojen lisääminen
• ja ennen kaikkea havahtuminen siihen, että työtä onkin enemmän kuin kuviteltiin ja sitä myötä aikatauluhaasteet.

Huolenpidon puoleen voi kääntyä

Mikäli alkaa vaikuttamaan siltä, että tuleva sisällönsyöttö ei istu olemassa olevien työtehtäviesi kylkeen, ei huolta! Karhu Huolenpidolta voi tiedustella aputassuja syöttöön – satun tietämään, että siellä on innokkaita sisällönsyöttäjiä. Jotta voimme tehdä sisällönsyötön ansaitsemallaan tavalla, tulee asiasta olla yhteydessä hyvissä ajoin – ja toivomme, että tämän kirjoituksen vinkit ovat silloin mielessä. 😉

Muistutamme kuitenkin, että sisällönsyöttäjä tutustuu syöttöprojektin aikana tehokkaasti käytännön tasolla sivuston sisältöön ja ominaisuuksiin, ja rakennekin iskostuu helposti mieleen. Tämä on kullanarvoista tietoa sivuston päivittäjille.