Työajan hallinnan 7 muutosta, joilla tein itseni on­nel­li­sem­mak­si

Vuosien ajan ajattelin, että tämä tilanne on vain päällä juuri nyt ja se menee kohta ohi. Vielä se ei ole mennyt. Koska töitä tuntuu – onneksi – riittävän myös jatkossa, olen halunnut oppia hallitsemaan aikaani ja työtäni aktiivisemmin.

Suuret haasteet, joihin olen etsinyt ratkaisuja

Koko työurani ajan olen painiskellut kahden suuren haasteen kanssa:

1. Miten saisin työaikani riittämään
2. Miten kokisin, että oma työsuoritukseni on riittävä

Painiskelu jatkuu edelleen, mutta viime aikoina koen oppineeni henkilökohtaisen aikani hallinnasta enemmän kuin aiemmin. Seuraavassa kerron 7 konkreettista muutosta, joilla olen ratkonut yllä mainittuja haasteita ja tehnyt työelämästäni parempaa. Osan muutoksista tein aiemmin ja osan viimeisen vuoden aikana. Keinot ovat arkisia ja yksinkertaisia.

1. Teen asiat joko heti tai laitan ne kalenteriin – to do -listoille sanoin ”näkemiin”

Tämä on suurin muutos, jonka olen tehnyt oman työni organisoinnissa.

Olen käyttänyt vuosia erilaisia to do -listoja. Laitoin lukemattomia asioita listalle ja tein parhaani saadakseni mahdollisimman monta listan kohtaa valmiiksi. Listoilla asiat pysyivät hyvin tallessa ja asioiden ruksiminen valmiiksi loi hyvänolontunnetta.

Listoihin pohjautuvassa työn ohjauksessa oli omalla kohdallani kaksi perustavanlaatuista ongelmaa:

1. Listalle tuli aina enemmän tavaraa, kuin sieltä lähti pois.
2. Minulla oli aina tunne, että tekemättömiä asioita on ääretön määrä, ja yksi valmiiksi saatu asia tuntui mitättömältä verrattuna tekemistä odottavien töiden pitkään listaan.

Nyt toimin niin, että aikataulutan kaikille vähänkään isommille tekemisille kohdan kalenteristani – joko lähitulevaisuudesta tai kauempaa. Tällä menetelmällä olen voinut aiempaa vahvemmin luottaa siihen, että asiat tulevat tehdyksi.

Koen suurta tyydytystä, kun päivälle aikatauluttamani tehtävät ovat valmiit, eikä minun tarvitse ajatella niitä lukuisia tekemättömiä töitä. Sitä totta kai tapahtuu, etten ehdikään tehdä kaikkea siinä ajassa, mitä olen työhön varannut. Silloin teen tehtävälle uuden varauksen myöhemmästä ajankohdasta.

Jos kyseessä on aivan pikkuinen työtehtävä, teen sen mahdollisuuksien mukaan heti tai muutaman tunnin sisällä siitä, kun se on tullut tietooni. Aivan minimaalinen to do -lista saattaa siis kuitenkin nostaa karvaista päätään. Tämä pienten työtehtävien käytäntö on toiminut vaihtelevalla menestyksellä, mutta keskimäärin vähintään tyydyttävästi.

To do -listoja käytän rajoitetusti myös silloin, kun minulla on samalle päivälle useita työtehtäviä, jotka eivät ole kellonaikaan sidottuja. Sitä pidemmän ajan to do -listat olen kuitenkin pitänyt pannassa.

Miinuspuolia: Kalenteri on entistä täydempi ja sitä on tarpeen päivittää jatkuvasti. Usein on vaikeaa arvioida, kuinka paljon aikaa työ edellyttää.

2. Aloitan pahimmasta työtehtävästä, ainakin yritän

Elämänohjeisiin erikoistunut ja ikiruskettunut Brian Tracy on kirjoittanut kirjan Eat That Frog!. Kirjan pääviesti on, että kulloinkin sinua odottavista työtehtävistä kaikkein vaikein tai vastenmielisin – se syömistä odottava sammakko – pitäisi aina tehdä ensiksi. Helpompien työtehtävien vuoro on sen jälkeen.

Olen parhaani mukaan yrittänyt pitää Brianin viisauden mielessä ja onnistunut siinä kohtuullisesti. Kokemukseni perusteella on totta, että kun olet saanut sen kaikkein rankimman työn tehtyä, sitä seuraavat leppoisammat työt tuntuvat entistäkin leppoisammilta. Toisaalta, jos se ikävin homma, eli sammakko, luuraa koko ajan taka-ajatuksissa, on pienempiin työtehtäviin hankalampaa keskittyä ja kokea niissä onnistumisia.

Ikävimpiin töihin tarttuminen vaatii kuitenkin yllättävää luonteenlujuutta, jota en kaikkina päivinä löydä itsestäni.

Miinuspuoli: Flow-tilaan ei aina ole helppoa päästä saman tien ja joskus on vaikeaa saada sitä ensimmäistäkään työtehtävää valmiiksi. Silloin myös kaikki muu seisoo.

3. Luen sähköposteja niille varattuina aikoina

Sähköpostit olivat pitkään henkilökohtaisen työajanhallintani ykkösvihollinen. Olin koukussa sähköpostien lukemiseen ja halusin jatkuvasti tarkistaa, olenko saanut uusia viestejä. Tarkistukset katkoivat keskittymistäni yhtä lailla jatkuvasti.

Nykyisin varaan päivästä yhden tai muutamia ajankohtia, jolloin käyn sähköpostit läpi, vastaan niihin ja aikataulutan töitä, joita saamieni viestien perusteella on tarpeen tehdä. Tämä tarkoittaa, etten vastaa useinkaan sähköposteihin niin nopeasti, kuin toivoisin. Kokemukseni kuitenkin on, että tämän työtapamuutoksen ansiosta saan enemmän aikaan.

Miinuspuoli: Joskus sähköposteihin vastaaminen kestää hävyttömän pitkään, kun niille varattua aikaa ei löydykään.

4. Rauhoitin palavereilta yhden päivän viikossa

Tärkein työtehtäväni on keskustella asiakkaidemme kanssa. Olen siis paljon palavereissa. Kalenteriini tekee palaverivarauksia kymmenkunta ihmistä.

Olen jo pidemmän aikaa varannut jokaiselta työviikolta yhden palaverittoman päivän, jonka merkitsen kalenteriini useita kuukausia etukäteen.

Palaverittomalle päivälle suunnittelen etukäteen suurempia ja pidempää keskittymistä vaativia työtehtäviä. Tästä muutoksesta olen kokenut saaneeni merkittävää hyötyä oman aikani hallintaan.

Miinuspuoli: Palaverit menevät silloin tällöin monen viikon päähän, kun tilaa niille ei löydy kalenterista.

Välillä olen edelleen liian kiireinen, mutta nykyisin koen saavani enemmän aikaan.

5. Karsin automaattiset ilmoitukset minimiin

Työntekoa on tutkittu paljon ja yksi mielenkiintoinen erikoistumisala ovat työn häiriötekijät.

Kalifornialaisyliopiston tutkijat päätyivät tutkimustulokseen, jonka mukaan tyypillisellä toimistotekijällä kestää 23 minuuttia ja 15 sekuntia, ennen kuin hän pääsee työn häiriintymisen jälkeen takaisin keskittyneeseen tilaan.

Tutkijoiden esittämä aika-arvio vaikuttaa isolta, mutta se on selvää, että häiriötekijät ovat työtehoa vähentävä tekijä. Itse olen kokenut menettäväni vähintään minuutteja tyypillisen häiriötekijän katkaistua keskittymiseni.

Olen tehnyt parhaani eliminoidakseni kaikki ei-olennaiset häiriötekijät digitaalisesta työympäristöstäni. Niistä tärkeimpiä ovat erilaiset automaattiset ilmoitukset. Olen tehnyt seuraavat muutokset:

• Eliminoin tietokoneen notifikaatiot, jotka kertovat sähköpostiviesteistä
• Estin yrityksemme Slack-keskustelusovelluksen ilmoitukset, jotka eivät koske minulle henkilökohtaisesti suunnattuja viestejä
• Hiljennän joskus lyhytaikaisesti myös henkilökohtaiset Slack-ilmoitukset, kun teen jotain erityistä keskittymistä vaativaa
• Hiljensin puhelimen
• Poistin sähköpostisovelluksen puhelimen oletusnäkymästä ja kaikki sovellukseen liittyvät automaatti-ilmoitukset

Kaikkien automaatti-ilmoitusten suurin pahis oli omalla kohdallani sähköpostiohjelman ilmoitus, joka kertoo viimeksi saapuneen viestin otsikon tietokoneruudun reunassa. Saan tyypillisenä päivänä 150 sähköpostiviestiä. Kalifornialaistutkijoiden löytämä 23 minuutin ja 15 sekunnin häiriöviive kerrottuna 120:llä on 1 vuorokausi, 22 tuntia ja 30 minuuttia. Ei siitä sen enempää.

Miinuspuoli: Joskus ihan oikeasti olennaiset asiat eivät saa huomiotani silloin, kun pitäisi.

6. En vastaa puhelimeen, jos en tunne soittajaa

Tämä saattaa kuulostaa pahalta. Kerroin aiemmin, että tärkein työtehtäväni on keskustella asiakkaidemme kanssa. Vähintään toiseksi tärkein on saada myytyä palveluitamme. Siksi voisi ajatella, että minun pitää aina olla tavoitettavissa puhelimella.

Miksi olen päätynyt tähän ratkaisuun

Puhelimen käyttö potentiaalisten B2B-asiakkaiden ensimmäisen yhteydenoton menetelmänä on romahtanut käytännössä nollaan viime vuosina. Näin ainakin meillä Karhussa. Eli suomeksi: uudet asiakkaat eivät enää soittele, he ottavat muilla tavoin yhteyttä.

Yli 90 % saamistani puheluista on epäolennaisten tuotteiden ja palveluiden myyntiä. Merkittävä osuus puheluista on joko epäasiallisia tai jopa asiattomia. Kansainväliset puhelinhuijausyritykset ovat kovassa kasvussa.

Asiakkaidemme yhteyshenkilöiden lisääminen puhelinmuistioon on helppo rutiini. Heille toki vastaan aina saman tien, kun se on mahdollista.

Soittajan tarkistaminen on nopeaa ja teen sitä säännöllisesti. Käytän tarkistamiseen Fonecta Caller -mobiilisovellusta, joka toimii varsin hyvin.

Kaiken kaikkiaan puhelimen rooli yritysten välisessä yhteydenpidossa on muuttunut minimaaliseksi aiempiin vuosiin verrattuna. Yhteydenpito tapahtuu digitaalisilla välineillä, joissa viestin vastaanottajalla on enemmän valtaa siihen, milloin keskustellaan.

Miinuspuoli: Silloin tällöin oikeasti tärkeille soittajille voi tulla mielikuva, etten ole heidän asiastaan kiinnostunut, kun en vastaa heti. Siitä ei ole kyse. Pahoitteluni, jos olet kokenut niin.

7. En lue sähköpostia tai seuraa chatia vapaa-ajalla

Olen tottunut tekemään runsaasti töitä arkena, mutta viikonlopun ja loma-ajat pidän vapaata, jos se suinkin on mahdollista. Olen huomannut kunnollisten taukojen parantavan radikaalisti työtehoani arkena.

Vapaa-ajalla en lue sähköpostia enkä seuraa yrityksemme Slack-keskustelua. Olen myös varmistanut, ettei kumpikaan sovellus saa vahingossa huomiotani puhelimessa. Tietokoneen avaamista vältän.

Kerron sekä omille ihmisillemme että asiakkaille, että kiireisimmissä asioissa minut tavoittaa teksti- tai pikaviestillä. Tämän olen kokenut toimivaksi.

Miinuspuoli: En ole havainnut merkittäviä miinuspuolia

Olen huomannut eron verrattuna entiseen

Mikään yllä mainituista muutoksista ei yksinään tuo onnea, mutta kurinalaisesti hyödynnettynä yhdistelmänä niistä on ollut minulle olennaista apua.

Työntekoni ei ole muuttunut pelkäksi ihanuudeksi, mutta huomaan selvän eron entiseen. Välillä olen edelleen liian kiireinen, mutta nykyisin koen saavani enemmän aikaan. Samoin koen aiempaa useammin, että teen töitä tarpeeksi. Kaikki ei ole mielessäni enää entiseen tapaan aina kesken ja puutteellista.

Omia työn tekemisen tapojaan kannattaa kehittää aktiivisesti ja konkreettisia muutoksia tehdä. Jokaisen pitää löytää itselleen sopivat muutokset ja toimintatavat.

Toivon, että kokemuksiani jakamalla autan myös sinua pääsemään kohti työelämää, jossa koet sekä työaikasi että oman työsuorituksesi riittäväksi. Se on ollut itselleni tärkeä tavoite, jota lähemmäs arvioin viime aikoina päässeeni.