Yrityksen verk­ko­tun­nus vanheni – miten toimia jos se tapahtuu ja miten en­nal­taeh­käis­tä van­he­ne­mi­nen

Domainin vanheneminen halvaannutti rautakaupan verkkosivut ja sähköpostit

Muutama viikko takaperin keskustelin uuden takan hankkimisesta mökillemme Pirkanmaalla. Aloitin keskustelun paikallisen rautakaupan kanssa Facebookissa. He vastasivat nopeasti ja palvelivat asiallisesti Messengerissä ja vieläpä ilta-aikaan. Olin vaikuttunut ja tyytyväinen.

Sovimme, että lähetän heille toiveistani lisätietoja sähköpostitse. Lähetin viestin, mutta se tuli bumerangina takaisin. Menin tarkistamaan sähköpostiosoitteen kirjoitusmuotoa rautakaupan verkkosivuilta, mutta sivut olivat alhaalla.

Aloin epäillä, että rautakaupan verkkotunnus on vanhentunut. Nopea tarkistus Liikenne- ja viestintäviraston www.domain.fi-sivustolta varmisti asian. Domainin voimassolo oli umpeutunut aiemmin samana päivänä.

Kotimaisten verkkotunnusten voimassaoloajan voi tarkistaa Domain.fi-palvelusta

Kerroin asiasta rautakaupalle Facebook Messengerissä, ja he alkoivat heti selvittää asiaa.

Yksi sosiaalisen median viestintäkanavien eduista yritykselle tuli tilanteessa konkreettisesti esiin – some-kanavat toimivat, vaikka yrityksen omissa järjestelmissä olisi ongelmia.

Domainin katoaminen voi lamauttaa koko IT-infran

Verkkosivujen ja sähköpostin lisäksi moni muu yrityksen järjestelmä voi olla riippuvainen verkkotunnuksesta. Tulilinjalla voivat olla esim. intranet, ERP, CRM tai taloushallinto. Merkittävä osa yrityksen IT-infrasta voi olla kiinni verkkotunnuksessa. Sen vanheneminen aiheuttaa laajaa häiriötä yrityksen digitaaliseen liiketoimintaan.

Verkkotunnus voi mennä alta myös suuremmilla yrityksillä

Yllä olevassa tositarinassa kuvattu tilanne on aiempina vuosina vastaan myös muutamille asiakasyrityksillemme, joiden henkilöstämäärä on ollut sadoissa ja jopa tuhansissa.

Verkkotunnus on epähuomiossa päässyt vanhentumaan ja verkkosivujen lisäksi toimintansa ovat lopettaneet koko henkilöstön sähköpostit. Postien vastaanotto loppuu näissä tilanteissa aina, mutta joskus myös viestien lähettäminen muuttuu mahdottomaksi. Tämä vaikeuttaa itse ongelman selvittämistä, puhumattakaan päivittäisen bisneksen pyörittämisestä. Pahimmillaan ongelmatilanne voi kestää useita päiviä.

Verkkotunnuksen vanheneminen voi kaataa verkkosivujen ja sähköpostin lisäksi myös yrityksen muuta IT-infraa

Näissä tilanteissa me Karhu Helsingissä emme onneksi ole olleet vastuussa yrityksen verkkotunnusten hallinnasta, mutta ongelma on näkynyt verkkosivustoilla ja muissa digitaalisissa palveluissa, jotka ovat Huolenpidossamme. Kaikki nämä palvelut ovat poistuneet käytöstä, kun verkkotunnus on vanhentunut, joten olemme olleet etulinjassa ongelman selvittämisessä.

Miten toimia, jos domain vanhenee

Jos yrityksen verkkotunnus on vanhentunut, verkkosivujen ja sähköpostien toiminnan lakkaaminen yhtäaikaisesti on varmin merkki siitä. Silloin tulee toimia nopeasti.

Suosittelen etenemään näin:

1. Varmista, onko ongelmana domainin vanhentuminen. Tee domain-palveluntarjoajan sivuilla haku omalla domain-osoitteellanne. Kotimaisten FI-verkkotunnusten osalta se onnistuu Domain.fi-palvelussa. Com-domainien osalta tiedon kertoo esim. Network Solutions -yhtiön WHOIS-palvelu.
2. Selvitä, kuka yrityksessänne vastaa domain-asioista. Olettaen siis, että et jo tiedä vastuuhenkilöä tai jos et itse ole kyseinen taho.
3. Sovi, kuka asiaa vie talon sisällä eteenpäin. Jos asiaa selvitetään rinnakkain usealla taholla, tuloksena voi olla suuri sekaannus.
4. Ota yhteyttä palveluntarjoajaan, joka vastaa yrityksen domaineista. Tämä on se tilanne, jossa tulee olla nopea ja käyttää kaikki keinot tavoittaa oikea taho ja saada heidät toimimaan. Joskus pitää ensiksi selvittää, mikä palveluntarjoaja on kyseessä. Tiedon jäljille voi päästä syöttämällä yrityksen verkkosivujen osoitteen (esim. www.karhuhelsinki.fi) Netcraft.com-palvelun ”What’s that site running” -kenttään. Tulokseksi saa mm. ”Netblock owner” -tiedon eli sivuston palvelintilasta vastaavan tahon sekä ”DNS admin” -tiedon eli domainin nimipalvelusta vastaavan tahon sähköpostiosoitteen. Suurella todennäköisyydellä jompikumpi näistä tahoista vähintään tietää, kuka domainin ylläpidosta vastaa.
5. Viesti ongelman vaikutuksista talon sisällä ja ulkoisille sidosryhmille. Tämä on haastavaa, koska verkkosivut ja sähköposti eivät toimi. Some-kanavat ovat tässä tilanteessa erityisen tärkeitä, kuten aiemmassa rautakauppaesimerkissä. Itse keskittyisin viestimään nimenomaan ongelman eri tahoille näkyvistä vaikutuksista (sähköpostit eivät toimi), en niinkään ongelman syystä.
6. Seuraa tilannetta ja hoputa palveluntarjoajaa, mikäli asia ei etene.
7. Viesti asian ratkeamisesta, vähintään niissä kanavissa, joissa itse ongelmasta viestittiin. Tässä kohdin voi olla hyvä idea lähettää asiasta myös sähköpostia omalle henkilöstölle, jotta jälkikäteen tulee vähemmän ihmettelyä siitä, miksi asiakkaan lähettämät viestit X ja Y eivät ole koskaan saapuneet perille.

Yllä mainitut toimenpiteet olisi periaatteessa hyvä suunnitella ja ohjeistaa yrityksen sisällä jo etukäteen. Harva yritys kuitenkaan tekee sitä, koska verkkotunnuksen vanhentumista pidetään niin epätodennäköisenä tapahtumana.

Tärkeintä on varmistaa ennakolta, ettei verkkotunnus vanhene

Kukaan ei vapaaehtoisesti halua kohdata ongelmia, joita verkkotunnuksen vanheneminen aiheuttaa. Ne voi välttää hyvällä varautumisella.

Suosittelen seuraavia toimia verkkotunnusten pitämiseen toimintakykyisinä:

1. Määritä vastuut yrityksen sisällä. Verkkotunnuksista vastaamisen tulee olla tietyn henkilön tai tahon vastuulla ja heidän tulee olla vastuustaan tietoisia – myös tilanteissa, joissa ihmiset vaihtuvat.
2. Keskitä verkkotunnusten hallinta mahdollisimman pienelle määrälle ulkoisia kumppaneita. Joissain tapauksissa hallintaa voi tehdä myös itse, mikäli domainit ovat keskeinen osa yrityksen liiketoimintaa.
3. Varmista uusimisprosessien toiminta. Erilaisissa verkkotunnuksissa ja erilaisilla kumppaneilla on erilaiset uusimisprosessit. Joskus uusiminen tapahtuu automaattisesti, joskus se vaatii manuaalisia toimia. Jotta automatiikka toimii, laskujen pitää mennä maksuun. Merkittävin kohtaamamme syy verkkotunnusten vanhenemiseen ovat epähuomiossa maksamatta jääneet laskut. Kun laskun summa on muutamia kymppejä, se voi jäädä tärkeämpien asioiden jalkoihin. Tai lasku on lähetetty henkilölle, joka ei ole enää yrityksessä töissä (palveluntarjoaja harvemmin reagoi siihen, että sen lähettämät laskuviestit eivät mene läpi).
4. Inventoi verkkotunnukset säännöllisesti. Käy läpi kaikki yrityksen omistamat domainit 1-2 kertaa vuodessa. Varmista, ovatko kaikki domainit edelleen tarpeellisia, mikä niiden rekisteröintistatus on tällä hetkellä, mitkä domaineista ovat vanhentumassa ja miten niiden uusinta on varmistettu.

Verkkotunnus on moninkertaisesti rekisteröintihintaansa arvokkaampi

Verkkotunnuksen rekisteröinti on olematon kustannus, tyypillisesti vain kymmeniä euroja. Tästä johtuen kaikki yritykset eivät kohtele domainiaan sen todellisen arvon mukaisesti.

Hyvää perspektiiviä asiaan tuovat domain-nimillä tehdyt kaupat, joita maailmalla on tehty merkittävistä summista. Wikipedia kertoo esimerkiksi, että Hotels.com vaihtoi aikoinaan omistajaa 11 miljoonalla, Beer.com 7 miljoonalla ja iCloud.com 6 miljoonalla dollarilla.

Vaikka verkkotunnus ei olisi maksanut miljoonia, sen arvo liiketoiminnan jatkuvuuden takaajana on mittava

Domain on siinä määrin tärkeä liiketoiminnan väline, että myös sen konkreettinen rahallinen arvo voi nousta taivaisiin. Käsitykseni mukaan ylivoimainen valtaosa yritysten tekemistä verkkotunnusostoista ei koskaan näy julkisuudessa. Meidänkin asiakaskunnassamme domain-ostoja on tehty merkittävillä summilla.

Useimpien yritysten verkkotunnukset eivät ole maksaneet miljoonia, mutta domaineista on hyvä pitää huolta, kuin ne olisivat yrityksen arvokkaimpiin kuuluvaa omaisuutta.